Home Các số bản tin Hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý thủ tục hành chính

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý thủ tục hành chính

Email In PDF.

    Hiện nay, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Khánh Hòa đang triển khai ứng dụng phần mềm Quản lý thủ tục hành chính phục vụ công tác quản lý của ngành. Đây là phần mềm thuộc gói thầu Xây dựng phần mềm quản lý và đào tạo thuộc Dự án Tin học hóa ngành Tài nguyên và Môi trường. Sở đã đầu tư hệ thống tương đối hoàn chỉnh và từng bước nâng cấp hiện đại. Để cán bộ, công chức, viên chức hiểu rõ hơn về phần mềm mới được áp dụng tại Sở, bài này sẽ cung cấp đôi điều về hướng dẫn sử dụng cơ bản để xử lý thủ tục theo đúng quy trình nghiệp vụ xử lý hồ sơ.Phần mềm cung cấp 08 chức năng theo quy trình xử lý, mỗi phần việc trong quy trình sẽ được thực hiện thông qua người có thẩm quyền xử lý, cụ thể như sau:

1. Tiếp nhận hồ sơ – Cán bộ tiếp nhận tác nghiệp.

Chức năng “Tiếp nhận hồ sơ” trong phần mềm giúp người dùng thêm mới các bộ hồ sơ theo thủ tục hành chính và lĩnh vực thực hiện. - Sau khi đăng nhập thành công bằng tài khoản riêng của cán bộ tiếp nhận, từ menu chính chọn menu “Hồ sơ”, rồi kích chuột vào chức năng “Tiếp nhận hồ sơ” - Trang “Tiếp nhận hồ sơ” sẽ hiện ra, người dùng có thể thấy các công việc trong chức trách của mình như :Hồ sơ đang tiếp nhận, Hồ sơ các bước khác chuyển về, Hồ sơ đề nghị bổ sung; Hồ sơ chuyến đến; Hồ sơ cần chuyển; Hồ sơ đã xử lý xong; Tin nhắn. Tại trang này người dùng có thể “Tìm kiếm” các thủ tục hành chính theo tên và lĩnh vực, màn hình hiện ra danh sách thủ tục hành chính tìm thấy. - Chọn thủ tục hành chính trên danh sách để thêm hồ sơ bằng cách nhấn chuột vào nút

Người dùng nhập các thông tin hồ sơ với các thông tin bắt buộc được đánh dấu (*). Để xem chi tiết hướng dẫn thực hiện của bước tiếp nhận hồ sơ chọn  Chức năng này giúp người tiếp nhận biết được các văn bản quy định của thủ tục hành chính và các văn bản theo nhóm đối tượng (văn bản bắt buộc) cũng như các giấy tờ khác (văn bản không bắt buộc). Sau khi nhập các thông tin cần thiết chọn  để lưu hồ sơ vào cơ sở dữ liệu và chương trình sẽ tự động tính ngày trả hồ sơ theo thời hạn giải quyết thủ tục hành chính theo quy định. Tiếp theo chọn  bổ sung các thông tin chuyên ngành theo từng thủ tục hành chính với các lĩnh vực riêng như môi trường, khoáng sản- địa chất, đất đai.v.v…

Sau khi hồ sơ đã được lưu vào cơ sở dữ liệu, nếu hồ sơ đã hợp lệ chọn  

chuyển hồ sơ sang bước xử lý tiếp theo trong quy trình thực hiện.

2. Bổ sung hồ sơ- Cán bộ tiếp nhận tác nghiệp. 

Từ menu chính chọn menu “Hồ sơ”, rồi kích chuột vào chức năng “Bổ sung hồ sơ” để bổ sung hoặc xóa hồ sơ.

3. Chỉ đạo thực hiện- Lãnh Đạo Sở. 

Từ menu chính chọn menu “Hồ sơ”, rồi kích chuột vào chức năng “Chỉ đạo thực hiện” .Trang chỉ đạo thực hiện sẽ hiện ra, người dùng có thể thấy các công việc trong chức trách của mình như :Hồ sơ cần chỉ đạo thực hiện; Hồ sơ đã chỉ đạo thực hiện; Hồ sơ cần xét duyệt; Tin nhắn.

Chọn  để chỉ đạo giải quyết  => Chọn đơn vị thực hiện. Chọn  chuyển hồ sơ tới bước tiếp theo trong quy trình xử lý của thủ tục hành chính.Vì một lý do nào đó hồ sơ cần chỉ đạo lại người dùng chọn “Hồ sơ đã chỉ đạo thực hiện” rồi thực hiện giao cho các phòng ban khác xử lý hồ sơ.Chọn nút  để nhắc việc, gửi thông tin yêu cầu đến bộ phận được giao việc. 

Sau khi nhập thông tin nhắc việc, chọn “Gửi” tin nhắn gửi thành công sẽ có thông báo “đã gửi”.

4. Phân công xử lý- Lãnh đạo phòng ban thuộc Sở.

 Từ menu chính chọn menu “Hồ sơ”, rồi kích chuột vào chức năng “Phân công xử lý”Trang phân công xử lý sẽ hiện ra, người dùng có thể thấy các công việc trong chức trách của mình. Chọn  để phân công xử lý: người lãnh đạo phòng ban sẽ phân công trực tiếp cho từng nhân viên trong phòng thực hiện các bước xử lý nào. Chọn nhân viên xử lý trong combobox:

 

Chọn  

để xem thông tin số lượng hồ sơ nhân viên đã và đang xử lý để chỉ đạo phù hợp.       

Chọn  chuyển hồ sơ về bước trước đó trong quy trình xử lý của thủ tục hành chính.Chọn    chuyển hồ sơ tới bước tiếp theo trong quy trình xử lý của thủ tục hành chính.Khi hồ sơ vì ly do nào đó phải phân công xử lý lại, người dùng chọn  rồi thực hiện phân công lại cho nhân viên khác xử lý hồ sơ. Nhắc việc; Xin ý kiến: Chọn nút    để nhắc việc, gửi thông tin yêu cầu đến bộ phận được giao việc; xin ý kiến - gửi thông tin đến lãnh đạo cấp trên. Thao tác tương tự như phần “Chỉ đạo thực hiện”.

5.  Xử lý hồ sơ- Chuyên viên được phân công xử lý. 

Từ trang chính chọn menu “Hồ sơ”, rồi kích chuột vào chức năng “Xử lý hồ sơ”.Trang xử lý hồ sơ sẽ hiện ra với danh sách hồ sơ đang xử lý. Người dùng sẽ thấy có bao nhiêu hồ sơ cần xử lý , và tin nhắn của hệ thống hoặc nhắc việc của lãnh đạo gửi đến  

Chọn nút  để xin ý kiến - gửi thông tin đến lãnh đạo cấp trên.Thao tác tương tự như phần “Chỉ đạo thực hiện”.Chọn  để xử lý hồ sơ, các thao tác xử lý tệp tin đính kèm tương tự như “Tiếp nhận hồ sơ”.Chọn “Thêm công việc” để lưu lại các công việc cần thực hiện trong mỗi bước xử lý

Chọn “Lưu hồ sơ” để ghi lại bước xử lý hồ sơ.Chọn  để xem thông tin của bước thực hiện.Chọn  chuyển hồ sơ về bước trước đó trong quy trình xử lý của thủ tục hành chính.Chọn  chuyển hồ sơ tới bước tiếp theo trong quy trình xử lý của thủ tục hành chính. Chọn “Đề nghị bổ sung” với trường hợp hồ sơ còn thiếu văn bản, giấy tờ. Các hồ sơ sau khi được đề nghị bổ sung sẽ chuyển về bên bộ phận một cửa để bổ sung các thông tin, văn bản, giấy tờ còn thiếu.

6. Thẩm tra hồ sơ- Lãnh đạo phòng ban.

Từ trang chính chọn menu “Hồ sơ”, rồi kích chuột vào chức năng “Thẩm tra hồ sơ

Trang thẩm tra hồ sơ sẽ hiện ra với danh sách hồ sơ chờ thẩm tra.Chọn  (Thẩm tra hồ sơ) hộp thoại thẩm tra hồ sơ xuất hiện.Các thao tác đính kèm văn bản thực hiện tương tự như phần “Xử lý hồ sơ”.Chọn  xem hướng dẫn thẩm tra hồ sơ với từng thủ tục hành chính tương.ứng.Chọn  chuyển hồ sơ về bước trước đó trong quy trình xử lý của thủ tục hành chính.Chọn  

chuyển hồ sơ tới bước tiếp theo trong quy trình xử lý của thủ tục hành chính.

7. Xét duyệt hồ sơ-Lãnh đạo có thẩm quyền xét duyệt.

Từ trang chính chọn menu “Hồ sơ”, rồi kích chuột vào chức năng “Xét duyệt hồ sơ”.Trang xét duyệt hồ sơ sẽ hiện ra với danh sách hồ sơ chờ xét duyệt.

Chọn  để xem thông tin quá trình xử lý hồ sơ. Chọn  để xét duyệt hồ sơ.Các thao tác hoàn toàn tương tự như phần “Thẩm tra hồ sơ”.

8. Trả hồ sơ

Từ trang chính chọn menu “Hồ sơ”, rồi kích chuột vào chức năng “Trả kết quả”.Trang “Trả kết quả” sẽ hiện ra với danh sách hồ sơ đã xử lý xong.Chọn  

Trả hồ sơ” để thực hiện trả kết quả.Để trả hồ sơ chọn “Đóng hồ sơ

Nhấn nút “Trả hồ sơ” để hoàn tất việc trả kết quả.

 Trên đây bài viết đã cung cấp những hướng dẫn cơ bản để người dùng toàn Sở có thể nắm được những chức năng của phần mềm để áp dụng vào công việc thực tế tại Sở, góp phần nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tintrong công tác quản lý, hiện đại hóa, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước của ngành Tài nguyên và Môi trường tỉnh Khánh Hòa

Trọng Tuệ 

Lần cập nhật cuối ( Thứ hai, 15 Tháng 7 2013 15:00 )  
chuyen nha tron goi, binh cuu hoa