Home Các số bản tin Hướng dẫn soạn thảo văn bản trực tuyến

Hướng dẫn soạn thảo văn bản trực tuyến

Email In PDF.
Việc soạn thảo văn bản là một nhu cầu thiết yếu, cần thiết đối với tất cả cán bộ, công chức, viên chức của các Sở, Ban, Ngành nói chung và Sở Tài nguyên và Môi trường Khánh Hòa nói riêng. Vì một lý do nào đó, khi máy tính đang sử dụng bị nhiễm virus dẫn đến không sử dụng được phần mềm Office(Word, Excel, PowerPoint) hoặc máy không cài Office, như vậy việc soạn thảo gấp một văn bản để phục vụ cho công việc tức thời sẽ khó khăn. Một giải pháp để giải quyết vấn đề nêu trên đó là sử dụng công cụ văn phòng Google Docs trực tuyến tại địa chỉ http://docs.google.com. Đây là dịch vụ hoàn toàn miễn phí giúp người dùng có thể soạn thảo văn bản trực tuyến mà không cần chương trình Word trong bộ phần mềm Office của Microsoft.

Để sử dụng, người dùng vào địa chỉ http://docs.google.com và đăng nhập tài khoản và mật khẩu đã đăng ký với Google, ở đây chính là việc đăng nhập tài khoản Gmail của Google. Sau khi đăng nhập thành công, người dùng sẽ sử dụng hầu hết các tính năng cần thiết của một chương trình soạn thảo văn bản trực tuyến. Những tính năng vượt trội của Google Docs thể hiện thông qua ba tính năng chính: Hiệu quả, tiện lợi và chia sẻ cấp cao.

Tính hiệu quả của Google Docs thể hiện ở khung soạn thảo tương thích tốt với Unicode, cho phép soạn thảo tiếng Việt dễ dàng. Hỗ trợ đầy đủ các tính năng của một chương trình soạn thảo văn bản và có chế độ kiểm tra chính tả cho văn bản tiếng Anh. Người dùng có thể lưu văn bản soạn thảo dưới dạng html, RTF (tương thích với WordPad), PDF (tương thích với chuẩn Acrobat Reader), Word (tương thích Office của Windows), OpenOffice (Tương thích OpenOffice), việc in ấn là dễ dàng vì ta có thể in trực tiếp ngay trên khung soạn thảo. Hỗ trợ tác vụ Find & Replace trong trường hợp cần chỉnh sửa nhiều từ giống nhau, chèn hình ảnh, liên kết, table…

Ngoài tính năng soạn thảo trực tuyến, Google Docs còn cho người sử dụng đem tài liệu để chỉnh sửa mọi lúc mọi nơi khi cần. Điều này đã thể hiện tính tiện lợi của Google Docs trong việc lưu trữ các văn bản theo dạng Portable gián tiếp, không cần lưu trữ trên các phương tiện lưu trữ cá nhân cho những tập tin nhỏ gọn. Để thực hiện, người dùng chọn Upload để hiển thị khung Upload A File (chỉ được quyền đưa các tài liệu cá nhân lên lưu trữ với kích thước không quá 500KB cho mỗi tài liệu). Google Docs chấp nhận tài liệu văn bản HTML và text (.txt), Microsoft Word (.doc), Rich Text (.rtf), OpenDocument Text (.odt) and StarOffice (.sxw). Sau khi Upload thành công, người dùng dễ dàng thao tác chỉnh sửa trên văn bản khi cần.

Với Google Docs, người dùng có thể chọn Share now để chia sẻ cho mọi người thông qua email với tác vụ Collaborate. Để mở rộng hơn trong việc chia sẻ tập tin, ta có thể thao tác trên menu mở rộng Publish. Tác vụ này cho người dùng đem tập tin của mình lên các trang blog cá nhân như www.blogger.com, wordpress.com… Ngoài ra, để mọi người có thể xem tập tin của mình, ta có thể nhờ Google gán một đường link về tập tin qua thao tác Publish Document. Khi đó, tài liệu của bạn sẽ có một địa chỉ web cụ thể cho mọi người truy cập và đọc tài liệu khi cần.

Để xử lý công việc tính toán ta có thể sử dụng chức năng  Spreasheet, về cơ bản thì Spreasheet là một bảng tính excel đơn giản của Microsoft Office vì thế sẽ không có gì lạ lẫm cho những người mới sử dụng là dân văn phòng lâu năm. Tuy không được đầy đủ như Excel nhưng Spreadsheet lại sở hữu những tính năng chia sẻ phong phú và đa dạng của điện toán đám mây giúp cho bạn có thể làm việc một cách hiệu quả.

Trên đây bài viết đã cung cấp những hướng dẫn cơ bản để sử dụng tiện ích rất hữu ích để phục vụ trong công tác soạn thảo văn bản, trình diễn thuyết trình hoặc quản lý số liệu bằng Excel của cán bộ, công chức, viên chức của ngành. Có thể nói đây là một dịch vụ mang tính đột phá của Google, chỉ cần một máy tính có kết nối Internet là ta đã có thể tạo ra các tập tin tài liệu một cách dễ dàng mà không cần đến bộ phần mềm văn phòng đắt tiền của Microsoft. Hơn thế nữa, Google Docs còn cho phép bạn lưu dữ liệu lên nền đám mây để có thể chỉnh sửa chúng ở bất kỳ một máy tính nào khác. Vì vậy, nếu biết cách sử dụng, Google Docs hoàn toàn có thể là một kênh giao tiếp hiệu quả trong công việc của người sử dụng.

TRỌNG TUỆ - Tổng hợp.
Lần cập nhật cuối ( Thứ ba, 29 Tháng 7 2014 16:53 )  
chuyen nha tron goi, binh cuu hoa