Home Các số bản tin Văn phòng Đăng ký đất đai Khánh Hòa triển khai luân chuyển hồ sơ điện tử cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

Văn phòng Đăng ký đất đai Khánh Hòa triển khai luân chuyển hồ sơ điện tử cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

Email In PDF.

Thực hiện chủ trương của Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa và Sở Tài nguyên và Môi trường về đẩy mạnh cải cách hành chính, thời gian qua Văn phòng Đăng ký đất đai Khánh Hòa đã triển khai đồng bộ trên các nội dung cải cách và đáp ứng được mục tiêu, yêu cầu đề ra.

Trong đó đã xác định hợp lý các lĩnh vực cần ưu tiên cải cách, phù hợp với loại hình cơ quan trực tiếp giải quyết công việc liên quan đến tổ chức, cá nhân nên đã tập trung đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp. Có thể nêu một số nội dung cải cách đáng chú ý là giải quyết thủ tục trực tuyến qua mạng internet ở mức độ 3 đối với các thủ tục đăng ký thế chấp, áp dụng phương thức chuyển phát nhanh trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, đề xuất rút ngắn 1/3 thời gian giải quyết theo quy định; mẫu hóa hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính, hoàn thiện Phần mềm tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ theo cơ chế một cửa, phối hợp với Trung tâm ứng dụng và phát triển công nghệ địa chính thử nghiệm cung cấp thông tin cho người dân có nhu cầu tra cứu thông tin thửa đất qua Tổng đài 8009 hoặc Cổng thông tin điện tử,…

Một trong những nội dung cải cách hành chính đáng chú ý là luân chuyển hồ sơ và tác nghiệp giải quyết thủ tục hành chính cho hộ gia đình, cá nhân bằng công nghệ thông tin.

Được triển khai từ ngày 01/7/2015, việc luân chuyển hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất (sau đây gọi tắt là Giấy chứng nhận) thông qua hồ sơ số và áp dụng chữ ký điện tử.

Theo Quy trình được Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường ban hành kèm theo Quyết định số 25/QĐ-STNMT ngày 19/01/2015, việc luân chuyển hồ sơ điện tử được thực hiện đối với 25 thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận của Giám đốc Sở Tài nguyên  và Môi trường, gồm các nhóm thủ tục về cấp đổi, cấp lại Giấy chứng nhận, đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất có nhu cầu cấp mới Giấy chứng nhận cho hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam.

Trước đây khi chưa thành lập Văn phòng Đăng ký đất đai, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố là cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đối với các thủ tục nêu trên. Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất (nay là Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai) thẩm định hồ sơ, chuyển đến Phòng Tài nguyên và Môi trường để trình Ủy ban nhân dân cấp huyện. Toàn bộ hồ sơ được luân chuyển qua các cơ quan đều là hồ sơ giấy.

Sau khi Văn phòng Đăng ký đất đai được thành lập theo Quyết định số 14/QĐ-UBND ngày 08/01/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa, thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đối với các trường hợp trên là Sở Tài nguyên và Môi trường. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ vẫn là Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố. Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai tại các huyện, thị xã, thành phố thẩm định hồ sơ, chuyển cho Văn phòng Đăng ký đất đai trình Sở Tài nguyên và Môi trường.

Mô hình

Điểm khác biệt so với việc luân chuyển hồ sơ thông thường (hồ sơ giấy) thể hiện qua việc luân chuyển hồ sơ giữa các cơ quan thông qua hồ sơ số. Toàn bộ giấy tờ do người sử dụng đất nộp và các văn bản phát sinh trong quá trình giải quyết hồ sơ được scan (quét) để thiết lập file số định dạng pdf, có gán chữ ký số của nhân viên scan để chứng thực scan từ bản gốc. Sau khi được thẩm định tại Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai tại các huyện, thị xã, thành phố, hồ sơ điện tử được luân chuyển về Văn phòng Đăng ký đất đai thông qua Phần mềm Vilis (là phần mềm chuyên ngành để tiếp nhận, theo dõi quá trình giải quyết hồ sơ, tác nghiệp in Giấy chứng nhận, cập nhật hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai). Trong thành phần hồ sơ điện tử, các báo cáo để xuất của Chi nhánh sử dụng văn bản điện tử do lãnh đạo Chi nhánh gán chữ ký số. Các văn bản trao đổi nghiệp vụ, yêu cầu giải thích, bổ sung hồ sơ giữa Văn phòng Đăng ký đất đai và các Chi nhánh trực thuộc đều thực hiện dưới dạng văn bản điện tử và gán chữ ký số. Khi Văn phòng Đăng ký đất đai trình Giấy chứng nhận để Sở Tài nguyên và Môi trường ký, hồ sơ điện tử cũng được luân chuyển kèm theo.

Để phục vụ cho việc luân chuyển hồ sơ điện tử hiệu quả nhưng vẫn đảm bảo chặt chẽ về mặt pháp lý, Văn phòng Đăng ký đất đai đã hợp đồng với Công ty Cổ phần công nghệ thẻ Nacencomm cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng. Theo đó, lãnh đạo Văn phòng Đăng ký đất đai, các Chi nhánh, các phòng chuyên môn và nhân viên scan hồ sơ được cung cấp chữ ký số để áp dụng trong việc scan hồ sơ, sử dụng văn bản điện tử.

Lợi ích

Việc triển khai luân chuyển hồ sơ điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong công tác quản lý và phục vụ người dân:

Thứ nhất, tiết kiệm chi phí vận chuyển và nhân lực do không phải đi lại để chuyển hồ sơ từ các huyện, thị xã, thành phố về Văn phòng Đăng ký đất đai và Sở Tài nguyên và Môi trường. Theo ước tính, bình quân một tháng có ít nhất 1.500 hồ sơ từ Chi nhánh các huyện, thị xã, thành phố chuyển về Văn phòng Đăng ký đất đai. Nếu thực hiện luân chuyển hồ sơ theo cách thông thường, mỗi Chi nhánh phải bố trí ít nhất một người chuyên trách cho việc vận chuyển hồ sơ thì mới đảm bảo được tiến độ. Hơn nữa cũng không thể cứ phát sinh hồ sơ nào là phải chuyển ngay hồ sơ đó, ngược lại muốn chuyển nhiều hồ sơ một lúc thì có thể một số hồ sơ không đảm bảo thời hạn trả kết quả cho công dân.

Thứ hai, rút ngắn đáng kể thời gian giải quyết so với trước đây do giảm bớt được các khâu trung gian như vận chuyển hồ sơ, photo, ký, đóng dấu văn bản.  Nếu thực hiện luân chuyển hồ sơ như trước đây chắc chắn không thể giải quyết thủ tục đúng thời hạn đã được UBND tỉnh yêu cầu rút ngắn ít nhất 1/3 thời gian so với trước đây.

Thứ ba, việc luân chuyển hồ sơ điện tử thông qua phần mềm Vilis giúp nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, thuận lợi trong việc theo dõi, giám sát được quá trình giải quyết hồ sơ, từ lúc tiếp nhận hồ sơ đầu vào cho đến khi trả kết quả.

Thứ tư, việc quản lý hồ sơ địa chính an toàn hơn, thuận tiện hơn vì ngoài hồ sơ lưu trữ dạng giấy còn được lưu trữ dạng số. Việc luân chuyển hồ sơ điện tử gắn với việc sử dụng phần mềm Vilis, bên cạnh việc theo dõi được quá trình giải quyết hồ sơ, tác nghiệp in Giấy chứng nhận thì thông tin, dữ liệu và file số trên phần mềm Vilis trợ giúp hiệu quả cho việc cập nhật hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai, đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước và phục vụ nhu cầu tra cứu, tìm hiểu thông tin của người dân.

Những vấn đề tiếp tục hoàn thiện

Bước đầu việc triển khai thực hiện luân chuyển hồ sơ điện tử còn một số việc phải tiếp tục hoàn thiện, đó là:

Thứ nhất, phần mềm Vilis chưa đáp ứng được việc đính kèm file số có dung lượng lớn. Trong thời gian chờ phần mềm được sửa đổi, trước mắt việc luân chuyển hồ sơ được thực hiện thông qua thư điện tử công vụ. Đường truyền dữ liệu thư điện tử công vụ còn thấp, ảnh hưởng đến tốc độ luân chuyển hồ sơ.

Thứ hai, theo quy định của Sở Tài nguyên và Môi trường tại Quyết định số 25/QĐ-UBND ngày 19/01/2015 trước khi chuyển hồ sơ điện tử về Văn phòng Đăng ký đất đai, các Chi nhánh phải cập nhật cơ dữ liệu không gian trên phầnmềm Vilis. Tuy nhiên hiện nay một số xã, phường, thị trấn chưa có bản đồ địa chính hệ tọa độ VN-2000 hoặc bản đồ theo hệ họa độ VN-2000 chưa bao phủ hết diện tích đơn vị hành chính cấp xã, trong khi phần mềm Vilis chỉ cập nhật được bản đồ theo hệ tọa độ VN-2000, dẫn đến việc luân chuyển hồ sơ điện tử không thể thực hiện. Để đảm bảo thời gian giải quyết thủ tục hành chính cho người dân được kịp thời, trong khi chờ phần mềm Vilis được điều chỉnh để cập nhật được các loại bản đồ, Văn phòng Đăng ký đất đai hướng dẫn các Chi nhánh khi luân chuyển hồ sơ điện tử đối với thửa đất chưa có hệ tọa độ VN-2000 thì không phải cập nhật cơ sở dữ liệu không gian trên phần mềm Vilis. Việc cập nhật cơ sở dữ liệu sẽ được xử lý sau.

Thứ ba, theo quy định của phần mềm Vilis, việc nhập dữ liệu đối với các hồ sơ biến động quyền sử dụng đất phải thể hiện lịch sử biến động, từ việc đăng ký lần đầu cho đến biến động hiện tại. Tuy nhiên, hồ sơ các Chi nhánh chuyển đến Văn phòng Đăng ký đất đai chỉ nhập dữ liệu Vilis cho người đang đăng ký biến động, không thể hiện được lịch sử biến động.

Để đảm bảo thời gian giải quyết thủ tục hành chính cho người dân được kịp thời, Văn phòng Đăng ký đất đai yêu cầu các Chi nhánh trước mắt nhập dữ liệu thông tin về người chuyển quyền trực tiếp cho đến người đang đăng ký biến động. Các thông tin về lịch sử biến động trở về trước sẽ được giải quyết sau.

Nhìn chung việc triển khai luân chuyển hồ sơ điện tử đã mang lại kết quả tích cực, là bước đột phá về tư duy và công nghệ giải quyết thủ tục hành chính, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân và doanh nghiệp, còn khẳng định chủ trương đúng đắn của việc triển khai hệ thống Văn phòng đăng ký một cấp.

Phan Anh Hòa - VPĐKĐĐKH

 
dịch vụ chuyển nhà trọn gói đà nẵng, chuyen nha tron goi, binh cuu hoa