Home các số BT Tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong việc quản lý hành chính (QLHC) của Sở Tài nguyên và Môi trường (TNMT)

Tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong việc quản lý hành chính (QLHC) của Sở Tài nguyên và Môi trường (TNMT)

Trong tiến trình cải cách hành chính (CCHC) nhà nước, vai trò và vị trí của công tác văn thư, lưu trữ đã khẳng định được có ý nghĩa hết sức quan trọng. Các công việc từ chỉ đạo điều hành đều gắn liền với văn bản cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo ban hành, sử dụng văn bản và lưu trữ văn bản.

Trong những năm qua, Sở TNMT tỉnh Khánh Hòa luôn quan tâm và chú trọng đến khâu nghiệp vụ công tác văn thư và lưu trữ của Sở. Cán bộ văn thư hàng ngày phải tiếp nhận văn bản đến từ nhiều nguồn khác nhau như bưu điện, email, fax, mạng internet.. khối lượng văn bản khá lớn, văn thư Sở nhập máy xử lý  đồng thời đóng dấu phát hành văn bản của hầu hết các bộ phận trong Sở. Sẽ có nhiều người nghĩ rằng công việc văn thư lưu trữ chỉ là công việc mang tính chất sự vụ, công văn giấy tờ nhưng đó lại là những công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, chỉn chu. Công việc thầm lặng không phô trương, cầu kì nhưng bất kì cơ quan nào cũng cần và có.

Hiện nay, vai trò của công tác văn thư ngày càng được tăng cường trong các cơ quan QLHC nhà nước, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết. Vì thế, công tác văn thư được tổ chức hợp lý và tự động hoá các khâu nghiệp vụ để nâng cao chất lượng quản lý. Giải pháp phần mềm E-office (EO) quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu và điều hành công việc do Sở thông tin và Truyền thông kết hợp đơn vị tư vấn đã xây dựng với những ưu điểm như: quản lý văn bản, điều hành công việc toàn diện, xử lý văn bản từ xa ở mọi nơi, mọi lúc, gửi văn bản hay thông báo hàng loạt,..….Nhờ những tính năng đó mà hiện nay phần mềm EO đã được rất nhiều các đơn vị cơ quan nhà nước Sở ban ngành và Ủy ban nhân dân các  huyện thị xã thành phố … lựa chọn triển khai áp dụng trong công tác văn thư lưu trữ tại đơn vị mình. Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử để quản lý văn bản, tài liệu đã bước đầu mang lại hiệu quả cho các đơn vị. Đó là, đã giảm tải áp lực công việc cho văn thư như gửi giấy mời hay công văn khẩn bằng cách gửi qua đường mạng Eoffic, tiết kiệm giấy tờ, xăng xe đi lại đồng thời gửi văn bản nhanh chóng kịp thời đến tay đơn vị nhận; giải phóng không gian lưu trữ tài liệu;  đổi mới cách thức làm việc với phong cách hiện đại; nâng cao năng lực xử lý công việc của nhân viên; hỗ trợ cho lãnh đạo trong điều hành công  việc cơ quan nói chung… tuy nhiên phần mềm EO cũng còn những hạn chế cần khắc phục để phục vụ cho công tác văn thư hoàn thiện hơn, tránh trường hợp nhanh cho công đoạn này nhưng lại chậm cho công đoạn khác.

Từ đầu năm 2016 đến nay, Sở đã tiếp nhận và phát hành văn bản đi tổng cộng là 12.202 văn bản (chưa kể đến những loại văn bản giấy tờ khác: như giấy giới thiệu chức danh, chữ kí, thư ngỏ…) Trong đó: văn bản đến là 8.252 văn bản và phát hành văn bản đi là 3.950 văn bản. Đây là khối lượng văn bản không hề nhỏ trong hơn 6 tháng đầu năm, văn thư đã nhập đến và phát hành đi. Trung bình trong một ngày cán bộ văn thư phải nhập máy xử lý trên 50 văn bản đến các loại, từ UBND tỉnh Khánh Hòa, Sở ban ngành, trung ương và khiếu nại của công dân. Văn bản phát hành đi trung bình là 40 văn bản trên một ngày bao gồm các loại văn bản như công văn, tờ trình, quyết định, giấy mời… Công việc đòi hỏi văn thư luôn thường trực có mặt tại Sở để tiếp nhận văn bản đến cũng như hướng dẫn khách hoặc người dân tới Sở làm việc trong giờ hành chính. Hiện nay, Sở gồm có 3 cán bộ phụ trách công tác văn thư cơ bản đã giải quyết được khối lượng trong ngày. Bên cạnh đó, Sở cũng đã đầu tư phòng làm việc, máy photo, máy scan, máy fax, điện thoại….để phục vụ cho công việc.

Tuy vậy để phát huy hơn nữa vai trò của công tác văn thư lưu trữ, các cơ quan, tổ chức cần quan tâm đến một số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ trong các hoạt động QLHC nhà nước. Sở Tài Nguyên và Môi trường tỉnh Khánh Hòa đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin ( CNTT) trong công tác văn thư lưu trữ, phần mềm một cửa...đó là nhu cầu mang tính khách quan đồng thời hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Để ứng dụng thành công CNTT vào công tác văn thư lưu trữ thì cơ quan, đơn vị cần có những giái pháp như:

- Quan tâm hơn nữa cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tăng cường tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT;

- Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối cơ quan các Sở ban ngành liên quan trong hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn bản, hướng dẫn sử dụng trang Web của cơ quan và các đơn vị liên quan;

- Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, tiện lợi, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối mạng cần thông suốt đảm bảo trong quá trình tra cứu từ các cổng thông tin điện tử hoặc các đường dẫn khác từ Internet;

- Phối hợp đơn vị tư vấn và Sở Thông tin truyền thông chỉnh sửa các hạn chế của phần mềm E-offic quản lý văn bản đi, đến. Tăng cường hơn nữa khâu kết nối, tập huấn  đồng bộ các hệ thống thông tin ở các phòng, đơn vị trực thuộc, các cơ quan từ huyện đến tỉnh nhằm đảm bảo sự chính xác, kịp thời, an toàn trong điều hành công việc;

- Đẩy mạnh các hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tự giác làm việc trên môi trường mạng nói chung và trên phần mềm EO nói riêng cho cán bộ công chức trong sở từ nhân viên đến lãnh đạo, nhằm tạo sự đồng bộ trong công việc.

Tuy nhiên hiện nay công tác văn thư lưu trữ tại Sở TNMT vẫn tồn tại khó khăn là thiếu diện tích làm kho lưu trữ chuyên biệt để bố trí sắp đặt theo đúng như quy định (hiện nay Sở có Trung tâm Công nghệ thông tin là nơi lưu trữ tài liệu hàng năm của Sở), phần mềm EO còn có những hạn chế cần khắc phục kịp thời trong thời gian tới để đáp ứng cho nhu cầu công việc ngày càng lớn… Vượt qua những khó khăn, cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ tại Sở đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Công tác văn thư làm tốt tạo tiền đề cho công tác lưu trữ và từ đó đề ra những kế hoạch hiệu quả cũng như những định hướng sát thực cho công việc trong tương lai.

Nguyễn Thị Hà Trang

 
dịch vụ chuyển nhà trọn gói đà nẵng, chuyen nha tron goi, binh cuu hoa